Столыпинский форум 2019
Задача: организация питания (кейтеринга) на форуме в течении 2-х дней в 9-ти различных зонах на территории МГИМО для разных категорий гостей форума, от высокопоставленных чиновников и звезд эстрады, до волонтеров.
Кол-во гостей: форум посетило более 3600 человек.
Площадь застройки мероприятия: более 12000 кв метров.
Описание мероприятия: Столыпинский форум – это современная международная экспертная площадка, которая объединяет Российских и зарубежных экспертов, руководителей и экс-руководителей органов государственной власти и институтов развития, представителей бизнес-сообщества и средств массовой информации.
Зоны питания и подзадачи:
Зал №1: Чайно-кофейная станция с закусками и сладким столом в течении всего дня на 300-400 персон. Гости форума.
Зал №1 А: Вип комната для спикеров, фуршет и чайно-кофейная зона на 50 персон. Гости – спикеры, чиновники, предприниматели, зарубежные делигации из Франции, Израйля, Китая, Японии и других стран.
Зал № 2: Финальный гала фуршет на 250 персон с горячими блюдами, баром и десертными станциями.
Зал №3: Чайно-кофейная станция на 800 персон для гостей конферец зала для обеспечения кофе брейков во время сессий.
Зона №4: 5 o.clock tea – угощение на открытом воздухе, зона основной сцены на 3000 человек. Одновременная подача горячего чая и традиционных Шотландских булочек.
Зона питания артистов (Black star, Comedy woman и др.): 40 персон. Соблюдение райдера артистов по питанию.
Зона питания волонтеров: 3-х разовое питание горячими обедами в течении 2-х дней форума – 40 персон в день.;
Зона платного фуд корта: 5 фуд траков для гостей форума.
Смотреть видео с форума
Этапы подготовки к реализации и планирование:
- Получение первого технического задание за 1 месяц до самого события.
- Еженедельные встречи с командой организаторов, уточнение деталей, корректировка ТЗ.
- За 25 дней до форума – просмотр площадки, знакомство со всеми представителями и рабочей группой события.
- За 20 дней до форума, найм и обучение дополнительного персонала.
- За 18 дней составление окончательного списка необходимого оборудования и технических мощностей для обеспечения питанием.
- За 16 дней – утверждение схемы расстановки мебели и застройки зон питания.
- За 14 дней до мероприятия – закуп и аренда дополнительного оборудования, необходимого для проекта.
- За 12 дней до проекта – дегустация части блюд из меню, которые клиент и агентство захотели проверить на себе.
- За 10 дней составление списков закупки продуктов, окончательное утверждение меню и внесение последних корректировок в составы блюд.
- За 9 дней – собрание рабочей группы организаторов, небольшие изменения концепции самого события и тайминга.
- За 8 дней – составление и утверждение общего монтажного плана застройки мероприятия.
- За 7 дней – координация зоны фуд траков, согласования меню, цен и аасортимента. Координация расстановки и заезда траков на территорию МГИМО.
- За 5 дней до мероприятия – онлайн тренинг, вебинар для официантов и менеджеров основных зон.
- За 4 дня до мероприятия – поступление на склад основных продуктов питания, посуды, оборудования.
- За 3 дня – приступаем к приготовлению заготовок на кухне для мероприятия.
- За 2 дня – ночной монтаж на площадке. Завозим технику, проверяем подачу электричества и мощности.
- За 1 день – проверка всех зон, круглый стол организаторов, сверка данных.
- Ночной монтаж.
Как это было, интересные факты:
Как накормить 2000 человек? И нагреть 400 литров чая? Разнести их за 40 минут гостям, да и ещё и улыбаться при этом?
Ну не могу я не рассказать историю о том, как при помощи этого автобуса нам удалось угостить несколько тысяч человек (более 2000 человек!) на мероприятии булочками и горячим чаем.
Зачем?
А как ещё вы одновременно вывезете на open air на площадь в разгар мероприятия такое количество свежих булочек и горячего чая? Ведь они должны появиться внезапно. По объявлению со сцены!
Изначально я хотел конечно поезд! Но оказалось слишком дорого на площадку везти рельсы.
Теперь я знаю, как уместить 50 официантов в автобус, снарядить их тонной выпечки и нагреть 400 литров кипятка!
Мы очень любим сложные задачи. На то мы и кейтеринг. Ивент не даёт возможности заснуть или отдохнуть на стандартных повторяющихся задачах.
Тут каждый раз то гигантская пицца, то поезд с булками, то банкет на 1000+ персон.
Итоги: Проект реализован успешно. Обеспечено питание и комфортное пребывание гостей на Форуме. Получено ТЗ и рекомендации для проведения форума в будущем году.
Отзыв организаторов
